Caso de estudio Consolidación de Galaxiatec S.A.

Caso de estudio

Consolidación de Galaxiatec S.A.

Por: Mgter.  Doralida Velas

Profesora de Análisis Institucional

La empresa Galaxiatec S.A., es una empresa dedicada a la venta de hardware, software y brindar mantenimiento a los equipos que vende, ubicada en la barriada Los Àngeles. Fue fundada hace veinte años por el ingeniero en sistemas, Agustín Rujano; visionario con altos niveles morales, sensibilidad social, muy comprensivo y además madrugador, abría el negocio y lo cerraba.  Él personalmente atendía las los problemas de sus empleados. Su primera tienda solo se dedicaba a la reparación de hardware y trabajaba con dos técnicos los cuales eligió ya que los conocía desde que estaban en la universidad; colaboraban con la administración la esposa de Agustín quien tenía un título de Mercadeo y Publicidad. La Sra. Rujano era una persona reservada, con buenos modales e inspiraba respeto. 

La empresa, se proyectó desde un principio como una organización responsable ya que cumplía con los tiempos que prometía a sus clientes para las reparaciones, garantizaba los trabajos por un mes luego de reparados; situación esta que hizo que su clientela empezara a crecer; por lo que fue necesario mudarse de local y contratar nuevo personal técnico, cajeras y contadoras.  La señora de Rujano se encargaba de colocar los anuncios para la contratación de personal, elegía el personal administrativo  y el personal técnico lo contrataba Agustín. 

Con el crecimiento del negocio se hizo necesario crear sistemas informáticos para el control de las reparaciones y para el ámbito de las finanzas.

Cinco  años más tarde la empresa además de hacer reparaciones empezó a vender hardware y software, ya contaba con cinco (5) técnicos, tres ayudantes, tres (3) vendedores, dos cajeras, un contador autorizado y un asistente de contabilidad; dos trabajadores manuales y contrataban los servicios de vigilancia por medio de outsourcing. La Sra. Rujano organizaba las fiestas de cumpleaños de sus empleados todos los meses aunque algunas veces no lo hacía por la cantidad de trabajo que tenía que realizar; también organizaba el empleado del mes de acuerdo a lo que se observaba de los empleados y acostumbraba a patrocinar los uniformes de la liga de futbol de niños de barrio pobre cercano a la empresa.  Había una buena comunicación entre los colaboradore y confianza con tanto con el Ing. Agustín quien fungía como gerente y la Sra. De Rujano quien se encargaba de la parte administrativa; además había poca rotación de personal.  Los problemas se arreglaban conversando y no se daba lugar para comentarios mal intencionados

Diez años después, Galaxiatec S.A. había crecido tanto que ya el espacio era reducido para la tienda por lo que decidieron que expandirían la tienda a través del servicio  de ventas por internet, lo cual evitaba tener que mudarse nuevamente ya que los productos se mostraban por la web, los clientes hacían sus pedidos en línea y solo tenían que retirarlos y pagar en la tienda; si el cliente deseaba recibir el pedido a domicilio también se podía solicitar.  La decisión fue un éxito pues se recibían muchos pedidos, el personal muchas veces tenía que doblar turno; hubo que contratar más ayudantes de almacén y personal para atender los pedidos por internet;  las ventas se triplicaron y con ellas el servicio técnico y el trabajo en todos los departamentos, la contratación se seguía realizando de la misma forma, el personal calificado recibía entrenamiento mensual y el no calificado no recibía entrenamiento.  Ahora  Agustín fingía como gerente general.  Carlos pasó de técnico fundador a ocupar el cargo de gerente de tecnología y mantenimiento y el cual supervisaba cerca de 20 personas entre técnicos y ayudantes; Carlos era exigente con el control de calidad y muy responsable con sus asignaciones por lo cual también exigía a sus empleados cumplimento con su horario, trabajo bien hecho, en el tiempo acordado con el cliente y trabajo extra cuando fuera necesario.  Samuel, era el  gerente de mercadeo y ventas que tenía bajo su cargo a 10 vendedores y además encargado de la publicidad por internet y otros, era una persona dinámica, proactiva, solo que algo desordenado y llegaba tarde.  La Gerencia Administrativa bajo la responsabilidad de la Sra. Rujano quien tenía bajo su cargo al personal de contabilidad y finanzas, planillas, un jefe de personal, el personal de mantenimiento general entre otras.

Los miembros de la empresa, cuando tenían problemas preferían dirigirse al gerente general porque lo consideraban una persona muy comprensiva.  El gerente los atendía y resolvía sus inquietudes o problemas e incluso autorizaba permisos, sin consultar con sus jefes directos.

La Sra. Rujano decidió dejar la empresa ya que sus hijos ya entraban en la edad de adolescencia y consideraba que debía estar más cerca de ellos; por lo que hubo que contratar a una nueva gerente administrativa: la Lic. Rosa Ramírez, una mujer de carácter fuerte que al llegar a la empresa consideró que la administración era un desastre por lo que habían que hacer muchos cambios e introducir controles administrativos. Agustín consideró que algunas propuestas, tales como los descuentos por tardanzas y ausencias  eran excesivos, lo mismo que el pago de bonos solo por producción ya que él consideraba que todos debían recibir por igual el bono de fin de año;  por lo que no los aprobó. 

La empresa se hizo compleja, y con ella los problemas de personal, empezó a notarse absentismo tanto en área técnica como en las demás áreas. Se empezó a notar problemas interpersonales entre Carlos y Samuel.  Carlos consideraba que trabajaba más que Samuel y sin embargo, este último recibía igual salario y además, él llegaba a tiempo y tenía que muchas veces quedarse trabajando horas extras por la gran carga de trabajo.  Los problemas empezaron a aparecer, en los otros niveles y con ellos la insatisfacción de los clientes.

La licenciada Rosa, sintiéndose incapaz de convencer al ingeniero Agustín, sobre la necesidad de realizar cambios sustanciales para consolidar la empresa le propone que se contrate los servicios de una consultoría que haga un diagnóstico sobre las causas de los problemas que están presentándose en la empresa y presente una propuesta  de solución de modo que se pueda tomar acciones para atacar el problema antes que sea demasiado tarde.

Se decide la contratación de la consultoría en donde usted con su equipo es contratado para realizar el análisis institucional  y elaborar una propuesta de solución del problema.